Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Formannskapet 26.11.20- PS 158/20 Interkommunalt samarbeid Innherred - status pr. november 2020

Saksbehandler : Frode Kvittem

Arkivref : 2020/2090 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Formannskap 26.11.2020 158/20
Kommunestyre 30.11.2020 115/20 

 

Kommunedirektørens innstilling:  

  1. Utredningene for brann og IKT viser at det er gevinster å hente på sammenslåing.
    - Det vedtas å gå videre med fase 2 med ytterligere utredninger med sikte på sammenslåing av både brann og IKT.
  2. Utredning om felles kommuneadvokat viser at det ikke er økonomisk og kapasitetsmessig gunstig med sammenslåing.
    - Det vedtas å ikke gå videre med tanke på sammenslåing av kommuneadvokatene.
  3. For øvrig tas statusrapporten til orientering.

 

Vedlegg:  

  1. Vedlegg 1 utredning om brannsamarbeid
  2. Vedlegg 2 Brannordning BMI 2014
  3. Vedlegg 3 Brannordning IHBR 2019
  4. Vedlegg 4 Selskapsavtale BMI 2020
  5. Vedlegg 5 Vedtekter IHBR
  6. Vedlegg 6 - Svar fra 2017 fra DSB til BMI om dimensjonering
  7. Vedlegg 7 - svar 2017 fra DSB til IHBR om dimensjonering
  8. Vedlegg 8 Kostnadsberegninger IHBR
  9. Vedlegg 9 - Uttalelse fra Hans R Hynne IHBR
  10. Vedlegg 10 Uttalelse fra R Pents og LE Vandsvik IHBR
  11. Vedlegg 11 Uttalelse fra H Bye og K Bjørnerås BMI
  12. Vedlegg 12 Melding om politisk vedtak Røyrvik kommune
  13. Vedlegg 13 Utredning IKT-samarbeid i Innherredsregionen v1.0 - med vedlegg
  14. Vedlegg 14 Utredning samarbeid advokattjenester

 

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):
Ingen. 

Saksopplysninger:
Kommunestyrene i Steinkjer, Inderøy, Snåsa og Levanger ga politiske styringssignal i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2020 om å utrede mulighetene for nærmere samarbeid om tjenesteproduksjon i Innherredsregionen.

Kommunedirektører/rådmenn fulgte opp styringssignalene og etablerte seg som styringsgruppe for en rekke utredninger. Det ble laget mandat for utredningene og det ble etablert utredningsgrupper for de ulike temaene. Ansvaret for å følge opp de ulike utredningene og fungere som «oppmann» og bindeledd er fordelt mellom kommunedirektørene/rådmenn.

Det ble lagt fram sak for kommunestyrene i juni med rapportering om mandat og status for de ulike utredningene.

Denne saken er en statusrapport til kommunestyrene pr. 01.11.2020

Brann
Utredning er gjennomført. For å gjennomføre denne utredningen ble det hentet inn ekstern utreder. Mandatet for denne utredningen ble gjengitt i forrige rapporteringssak til kommunestyrene og hovedfokus for mandatet er mulige økonomiske gevinster.
Denne utredningen gir ikke fasitsvar på hvordan et eventuelt felles brannvesen for Innherred blir, men er å betrakte som en mulighetsstudie. Det anbefales en fase 2 dersom konklusjonen på grunnlag av denne mulighetsstudien er at kommunene ønsker å gå videre med den anbefalte løsningen. Den anbefalte løsningen, som gir størst økonomisk gevinst, er å slå sammen brannvesenene til et felles interkommunalt selskap (IKS).

Rapporten gir en oversikt over dagens organisering av brannvesen på Innherred:

  • Innherred Brann og Redning (IHBR) er et § 27 samarbeid mellom Levanger og Verdal kommuner (§ 27 i gammel kommunelov).
  • Brannvesenet Midt IKS (BMI) er et interkommunalt selskap for kommunene Inderøy, Steinkjer, Snåsa, Lierne, Røyrvik og Osen.

 

Størst økonomisk gevinst, antas det i utredningen, oppnås gjennom sammenslåing av brannvesenene. Dette særlig for at dimensjoneringsforskriften åpner for endringer mht bemanning og beredskapsordninger.

Utredningen gjør rede for følgende alternative kostnadsberegninger:

  • Nullalternativet. Viser kostnad for videreføring av dagens situasjon. Det skal utformes slik at forventet utvikling ivaretas og at en tilfredsstillende standard/funksjon opprettholdes.
  • Minimumsalternativet. Dette alternativet viser kostnad for et sammenslått brannvesen, organisert og dimensjonert iht Dimensjoneringsforskriftens minimumskrav.
  • Plussalternativet. Dette alternativet viser kostnad for et sammenslått brannvesen hvor organisering og dimensjonering er oppgradert i forhold til minimumsalternativet, ut fra en vurdering av lokale forhold og forutsetninger.

 

Hensikten med disse beregningene er å finne ut om ett eller begge alternativene for et sammenslått brannvesen blir vesentlig billigere enn dagens ordning (nullalternativet), og detaljeringsnivået er tilpasset dette.

I tillegg gjøres det i utredningen en beregning av to nullalternativ for IHBR. Nullalternativ 1 er den nye beredskapsordningen som ble vedtatt i IHBR´s styre i 2019 , og som er dimensjonerende for Levangers nye brannstasjon. Denne ordningen er ikke iverksatt ennå, men legges til grunn i dette alternativet. Nullalternativ 2 er en videreføring dagens beredskapsordning. Her vil det ikke komme noe tillegg i lønnsutgifter pga økt dimensjonering eller ny beredskap, slik tilfellet er i alternativ 1.

For BMI baseres nullalternativet på driftsregnskapet for 2019, og justeres som for IHBR for vedtatte utvidelser i brannordning, husleie eller kapitalkostnader.
Ut fra ovennevnte blir anslått kostnad for nullalternativ 1:
IHBR:                   51.534.000
BMI:                     43.167.000
Samlet kostnad     94.701.000

For nullalternativ 2 blir anslått kostnad:
IHBR:                   36.729.000
BMI:                     43.167.000
Samlet kostnad     79.896.000

For minimumsalternativet er det beregnet en økonomisk gevinst ved et sammenslått brannvesen på kr.32.120.000 ved bruk av nullalternativ 1 og kr.16.960.000 ved bruk av nullalternativ 2.
For plussalternativet er de økonomiske gevinstene beregnet til henholdsvis kr.22.690.000 og kr.9.590.000.

I utredningen vises det også til andre gevinster ved en sammenslåing, slik som økt kvalitet og mulighet til å utvikle spesialkompetanse.

I rapporten er det også laget et illustrasjonseksempel for å vise en mulig kostnadsfordeling i et framtidig felles interkommunalt selskap (IKS). Kostnadsdelingen er avhengig av hvordan eierandelen i selskapet er. Det vil også være denne kostnadsdelingen som viser hvilken innsparing de ulike kommunene vil få.
 
I illustrasjonseksempelet er en gevinst på 5.561.000 fordelt slik mellom kommunene:

  • Inderøy         491.000
  • Snåsa            196.000
  • Steinkjer    2.159.900
  • Levanger   1.239.400
  • Verdal           862.100

 

I tillegg er det gevinst for Osen (188.700), Lierne (216.800) og Røyrvik (206.700)

Som det understrekes i utredningen er den å betrakte som en mulighetsstudie. Den gir ikke de helt eksakte svarene, men synliggjør muligheter.

Rapporten er sendt til de to brannvesenene for å få innspill om innholdet i rapporten, men også for å koble de på en videre prosess. Det samme gjelder for de øvrige eierkommunene i Brannvesenet Midt IKS.

Både styret og representantskapet i Brannvesenet Midt IKS har behandlet saken og tatt den til orientering.
Styret i Innherred brann og redning behandlet saken i styremøte 09.11.2020 og vedtok følgende:

  1. Styret konstaterer at utredningen viser betydelige administrative besparelser ved et sammenslått brannvesen, men ser at det er behov for ytterligere utredninger før endelig vedtak kan fattes.
  2. Dersom kommunestyrene vedtar å gå videre med å utrede samarbeid forutsettes at beredskapen i våre kommuner ikke svekkes som følge av organiseringen.

 

I tillegg er saken også behandlet i formannskapet i Røyrvik kommune (som er en av eierkommunene i Brannvesenet Midt IKS). De har vedtatt følgende:
Røyrvik formannskap har følgende innspill til utredningen om brannsamarbeid:

  1. Stor del av Røyrvik kommunes oppdrag til brannvesenet er innenfor helse og dette er viktig for oss å få med i de videre utredningene.

 

Anbefaling fra styringsgruppa:
Den fremlagte rapporten synliggjør kostnadsreduksjoner for Innherredskommunene på mellom 10 til 30 millioner, alt etter hvilket alternativ som velges. Selv om det heftes noe usikkerhet ved enkelte ting i utredningen, mener styringsgruppa at det synliggjorde innsparingspotensialet er såpass stort at det er klokt å gå videre med arbeidet.

Det anbefales derfor at det gås videre med fase 2 med sikte på en sammenslåing av Brannvesenet Midt IKS og Innherred Brann og Redning. Fase 2 må inneholde ytterligere utredninger som grunnlag for å foreslå en konkret organisering og dimensjonering av et felles brannvesen og kvalitetssikre økonomiske beregninger. Saken vil komme tilbake til kommunestyrene for endelig beslutning når beslutningsgrunnlaget er på plass.

IKT
Utredning gjennomført. Mandatet for denne utredningen ble gjengitt i forrige rapporteringssak til kommunestyrene og handler om «Muligheter og utfordringer med utvidet, forpliktende samarbeid mellom IKT-enhetene i Inn-Trøndelag og Innherred», men også her er hovedfokus mulige økonomiske gevinster. Oppgaven om utredning om IKT-samarbeid ble gitt kommunedirektør i Steinkjer kommune og delegert til IKT-sjef i Inn-Trøndelag. Arbeidet er gjort i samarbeid med IT-leder i Innherred kommunesamarbeid og med innspill fra IT-leder i Værnesregionen.

Utredningen beskriver at det også i dag er et samarbeid mellom IKT-enheter i Midt-Trøndelag, men utforsker potensialet for større økonomiske effekter av forpliktende samarbeid mellom Innherred kommunesamarbeid og Inn-Trøndelagsamarbeidet.

I arbeidet er det lagt til grunn at bestillingen må forstås som å omfatte både den tekniske delen av IKT-drift og -forvaltning, men også det stadig viktigere arbeidet med å understøtte tjenesteutvikling og arbeidet med digital transformasjon.

Når et nytt samarbeid om IKT og digitalisering skal vurderes, er det naturlig å ta utgangspunkt i hvilke nasjonale og regionale føringer og trender som gjør seg gjeldende. Hvordan dette påvirker IKT-funksjonen er beskrevet i utredningen.

Det er videre gjort en kartlegging av dagens IKT-enheter i Innherred kommunesamarbeid, Inn-Trøndelag og Værnesregionen. Hvordan disse er organisert i dag, hvilket mandat de styres etter og hvordan drift og utviklingsoppgaver er organisert. De økonomiske rammene for den enkelte enheten er kartlagt og det er forsøkt å sammenstille sammenlignbare regnskap og budsjett for IKT i Innherred kommunesamarbeid og Inn-Trøndelag. Det er videre foretatt en analyse av viktige deler av løsning og applikasjonsporteføljen. Den er svært lik på mange områder, men det finnes også ulikheter som må avklares og harmoniseres i et potensielt nytt samarbeid.

Ulike modeller for framtidig forpliktende samarbeid er drøftet. Med utgangspunkt i forståelsen av oppdraget, er det lagt til grunn at det etableres et samarbeid som innebærer etablering av en ny enhet for IKT og Digitalisering for Innherredsregionen basert på dagens to enheter, og at denne nye enheten skal understøtte et regionalt samarbeid om digital transformasjon og tjenesteutvikling.

Det er redegjort for en organisasjonsmodell for en ny enhet basert på beste praksis, med beskrivelse av nødvendige funksjoner og samhandling med kommunene i samarbeidet. En ny felles enhet for IKT og Digitalisering vil kunne ha en grunnbemanning på 22 medarbeidere.
For etableringen av en ny felles enhet er følgen mål definert: Å etablere forpliktende samarbeid med sammenslåing av miljøene for IKT og Digitalisering, med sikte på å realisere gevinster, gjennom effektiv drift, økt kraft i tjenesteutviklingen og å skape forutsetninger for en raskere digital transformasjon i samarbeidskommunene.

Når det kommer til gevinstpotensialet og økonomiske effekter, har det vært krevende å komme fram til en omforent framstilling i utredningen. Ulikhetene kan beskrives som at den ene parten mener at potensialet i et nytt regionalt samarbeid i Innherredsregionen er større enn det som fremgår av rapporten, og den andre parten mener potensialet er mindre.
 
I rapporten synliggjøres en økonomisk effekt av etablering av en ny felles enhet for IKT og Digitalisering, gitt de forutsetninger som er beskrevet. Det er vesentlig å merke at den økonomiske effekten gjelder for et nytt samlet kommunesamarbeid om IKT og Digitalisering i Innherredsregionen. Effekten for den enkelte kommune vil være avhengig av den fordelingsmodellen et nytt samarbeid etablerer.

Den største effekten for kommunene i regionene vil imidlertid ligge i potensielle gevinster som kan realiseres raskere i etater og sektorer, gjennom å nå målet om «økt kraft i tjenesteutviklingen og skape forutsetninger for en raskere digital transformasjon i samarbeidskommunene».
For å oppnå dette er det avgjørende at en ny felles enhet for IKT og Digitalisering kan understøtte felles styringsmodeller for tjenesteutvikling og digital transformasjon i de kommunen enheten skal understøtte.

De økonomiske besparelsene er anslått til mellom 4,5 mill og 6 mill pr. år. I tillegg er det verdt å merke seg at det i utredningen også synliggjøres unngåtte kostnader på 5 millioner pr år. Utrederne mener også at en etablering av en felles IKT-enhet for Innherred vil ha etableringskostnader i størrelsesorden 8-10 millioner.

Anbefaling fra styringsgruppa:
Det synliggjøres potensiale både for innsparinger og økt kvalitet som gjør at styringsgruppa anbefaler å gå videre med dette arbeidet.
Det anbefales å gå videre med fase 2 med sikte på en sammenslåing av Inn-Trøndelag IKT og Innherred kommunesamarbeid IKT. Fase 2 må inneholde ytterligere utredninger som grunnlag for å foreslå en konkret organisering og kvalitetssikre økonomiske beregninger. Saken vil komme tilbake til kommunestyrene for endelig beslutning når beslutningsgrunnlaget er på plass.

Regnskap, lønn og innfordring
Mandatet for denne utredningen ble gjengitt i forrige rapporteringssak til kommunestyrene Utredning ikke gjennomført. Det er ikke interne ressurser til å utrede i tidspunktet 01.10.2020-01.03.2021.
Utredningsarbeidet fortsetter etter 01.03.21

Barnevernsinstitusjon
I statusrapporteringen til kommunestyrene i juni 2020 ble det gjort rede for at utredning om felles barnevernsinstitusjon ikke tilrådte å gå videre med utredninger. Det ble tilrådt å se på et samarbeid om forebyggende barnevernstiltak. Kommunestyrene tok denne vurderingen om barnevernsinstitusjon til etterretning, og forventet at det synliggjøres andre tiltak som begrenser behovet for denne typen tjenester på sikt.
For å komme videre med felles utredning om forebyggende barnevernstiltak har det vært viktig å samle oppvekstsjefer og barnevernledere. Det har, etter flere forsøk, ikke vært mulig å få det til. Det blir nå gjort et nytt forsøk og det vil bli kalt inn til et møte i januar 2021.

Kommuneadvokat:
Mandatet for denne utredningen ble gjengitt i forrige rapporteringssak til kommunestyrene Utredningen er gjennomført.
Prosjektgruppa konkluderer med at det ikke er økonomisk og kapasitetsmessig gunstig å sammenslå de to advokatkontorene, men at det er større gevinst med å etablere et tettere samarbeid mellom kommunene.
Det anbefales derfor å etablere en ordning der man først forespør hverandre om å håndtere saker der kontorene av ulike grunner er inhabile til å behandle saken selv. Dersom man ikke har kapasitet på det gitte tidspunktet må kommunen som eier saken kjøpe tjeneste dersom saken haster.

Anbefaling fra styringsgruppa:
Det anbefales å ikke gå videre med sammenslåing av kommuneadvokatene i Innherred.

Tekniske tjenester:
Mandatet for denne utredningen ble gjengitt i forrige rapporteringssak til kommunestyrene. Med utgangspunkt i dette mandatet er det satt sammen følgende prosjektorganisering:

Figur

Styringsgruppen består av kommunalsjefer/sektorledere fra alle kommunene og ledes av rådmannen i Inderøy. Tillitsvalgte er også representert i styringsgruppen.

Som det framkommer har man identifisert følgende fagområdene som skal utredes:

  • Plan, byggesak, eiendomsskatt
  • Landbruk, skog, utmark og Miljø
  • Kart, oppmåling, matrikkel
  • VVA
  • Eiendom

 

Også i arbeidsgruppene er det åpnet opp for at tillitsvalgte deltar. Arbeidsgruppene er sammensatt med representanter fra alle kommunene.

Styringsgruppen for tekniske tjenester har hatt to møter. I denne sammenheng er det utarbeidet en disposisjon som skal brukes i utredningsarbeidet. Styringsgruppen har signalisert ovenfor arbeidsgruppene at det skal foreligge et utredningsresultat før jul 2020. Det meldes om at man har kommet godt i gang i de ulike gruppene. Likevel gis det klare tilbakemelding fra enkelte grupper at det kan bli vanskelig med utredningsarbeidet til angitt dato. Derfor er det, fra styringsgruppens side, gitt en aksept for at det legges fram en utredningsrapport like over jul.
 
Legevakt
Mandatet for denne utredningen ble gjengitt i forrige statusrapportering til kommunestyrene. Det har vært noen utfordringer med å komme i gang, men det er gjort noen avklaringer administrativt slik at prosjektet kan starte.
Det er engasjert prosjektleder og det forventes at utredningsarbeidet kommer i gang om kort tid.

Vurdering: 
Som oversikten viser, er det fortsatt ulik fremdrift og status for de ulike utredningene. Det er, til dels, omfattende utredninger som skal gjennomføres av kommunenes egne ansatte. Det er utfordrende å prioritere dette i en travel arbeidshverdag. Men nå er det kommet på plass tidsplan for de fleste områdene.

Som det fremgår av statusoversikten er 3 utredninger ferdige. Disse legges fram for kommunestyrene med anbefalinger fra styringsgruppa (kommunedirektører/rådmenn). Dette gjelder brann, IKT og kommuneadvokat.

Utredningene for brann og IKT viser at det er gevinster å hente på en sammenslåing, både økonomisk og kvalitetsmessig. Styringsgruppa anbefaler for disse to at det gås videre med fase 2 med sikte på en sammenslåing. Fase 2 må inneholde ytterligere utredninger som grunnlag for å foreslå en konkret organisering og kvalitetssikre økonomiske beregninger. Det vil komme saker til kommunestyrene for endelig beslutning når fase 2 med beslutningsgrunnlag er på plass.

Utredning om felles kommuneadvokat viser at det ikke er økonomisk og kapasitetsmessig gunstig med sammenslåing. Styringsgruppas anbefaling er derfor at det ikke gås videre med tanke på sammenslåing. 

 

  Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:13 Sist endret: 23.11.2020 09:44
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Geir Olav Jensen Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS