Gå til innhold Globalmeny Forsiden
Verdal profilbilde

Arbeidsmiljøutvalget 19.04.2021 - PS 22/21 Liste forbedringsforslag 2020

Saksbehandler : Torgeir Skevik

Arkivref : 2021/1273 - /

Saksgang
UtvalgMøtedatoSaksnr.
Arbeidsmiljøutvalget 19.04.2021 22/21

  

Leders innstilling:
Saken legges frem uten forslag til vedtak.

Vedlegg:
Ingen.

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 
Ingen.

Saksopplysninger:  
En SWOT-analyse ble gjennomført av Friskgården BHT, som en kartlegging og for å bli bedre kjent med Verdal kommune som organisasjon.
SWOT-analysen ble gjennomført på AMU-møte 1-2021, den 18. januar 2021.
Slik Friskgården selv beskriver metoden, er swot'en ståstedsanalyse og et strategisk planleggingsverktøy som brukes for å kartlegge styrker, svakheter, muligheter og trusler i en virksomhet. Analysen tar for seg interne og eksterne faktorer som kan hjelpe eller true en bedrift i forhold til å nå sine mål. Denne SWOT-analysen gir virksomheten grunnlaget for et fremtidsverksted, som skal benytte dette kunnskapsgrunnlaget til å se sine styrker og muligheter, men også til å kunne se behov for endring og utvikling for virksomheten.

Hvert enkelt AMU-medlem ble bedt om å identifisere noen punkter for hvert tema, styrker, svakheter, muligheter og trusler, og dette ble summert opp i et dokument.
Swot-analysen ble presentert på møte i Amu 22. februar. Amu ble så spurt om de kjenner seg i SWOT-analysen? Og i tillegg ble de spurt om hva de mener vil være de viktigste tiltakene for å følge opp swot'en. Friskgården spilte opp at swot'en bør lede til noen vurderinger og diskusjoner rundt strategiske valg for organisasjonen inn i HMS- og IA- arbeidet. Og organisasjonen ble også utfordret på følgende: Vil det være mulig samle seg om å sette noen mål og avdekke et eller flere fokusområder som det bør satses på fremover, og som vil bli et felles oppdrag for organisasjonen med stab-/ støttefunksjoner og med støtte også fra Friskgården?

Tilbakemeldinger i møtet 22. feb, fra representantene i AMU, var at de kjenner seg igjen i resultatet, og at de ønsket å arbeide videre med å konkretisere tiltak i møtet i april. Målet er at drøftinger rundt swot'en skal lede til vurdering og strategiske diskusjoner, og bidra til noen målsettinger for organisasjonen.

Amu gjorde følgende vedtak i møtet 22. februar:
«Arbeidsmiljøutvalget tar saken til orientering. Ny sak i AMU sitt møte i april, der det vil bli
jobbet videre med konkrete punkter.»

Swot i full lengde ligger i Amu-sak 15/21. Saksbehandler har forsøkt å strukturere swot'en mer tydelig i forhold til det som handler om arbeidsmiljø og utvikling av mennesker og organisasjon, og har endt opp med følgende noe nedkortede swot.

Styrker:

  • Vi er nytenkende, og holder på å etablere en delings- og en læringskultur
  • Vi tar initiativ, og er smidige
  • Godt partssamarbeid som er i stadig utvikling
  • Vi har motiverte medarbeidere, og vi har godt samarbeid og samhandling
  • Vi har en solid plattform for ledelse

 

Svakheter:

  • Omstillingstempoet går for raskt, og gir for dårlig avstemming mellom krav og ressurser.
  • Et sterkt økonomisk fokus tar fokuset bort fra menneskene.
  • Dårlige på å dele gode historier, og som dermed påvirker omdømmet.
  • Dårlig utviklet delingskultur
  • For høy andel i deltidsstillinger
  • Hvor gode er vi på å bygge tillit
  • Dårlig utnyttelse av kompetanse

 

Muligheter:

  • Utvikle samhandlingen på tvers av virksomheter og avdelinger
  • Lære av lokalt næringsliv, og samskape
  • Være mer foroverlent for å skape og påvirke morgendagen
  • Utnytte mulighetene med digitalisering
  • Videreutvikle partssamarbeidet i hele organisasjonen
  • Evaluere organisasjonsstrukturen
  • Større satsing på å bygge kompetanse på ledere og medarbeidere
  • Utvikle livsfasepolitikken
  • Arbeide mer med å implementere verdigrunnlaget/ kjerneverdiene
  • At arbeidsgiverpolitikken må faciliteres og implementeres
  • Trene på historiefortelling, fortelle de gode historiene om det vi får til

 

Trusler:

  • Organisasjonen utsettes for stor omstilling og i en umenneskelig hastighet
  • Kommunen opplever kompetanse flukt eller –frafall
  • Investeringer blir utfordrende å håndtere, ifht krav for driften
  • At investerings «takten» ikke harmonerer godt nok med arbeidsmiljøvurderingene 
  • At satsningen mangler medvirkning fra medarbeiderne
  • Nye krav, lover og regelverk som kommer fra «oven.

 

Vurdering:  
Når en ser på organisasjonens muligheter og styrker så viser det at vi lykkes med mye. Derfor mener saksbehandler at disse i stor grad kompenserer for mange av de elementene som er organisasjonens svakheter og trusler. Det er viktig at vi er klar over våre styrker og fortsetter å utvikle disse, men like viktig at vi gjør et godt utviklingsarbeid for å utvikle oss på områder vi mener kan bli bedre.
Saksbehandler har summert opp, og dratt sammen de ulike elementene i to områder, henholdsvis svakheter og trusler på den ene siden, og styrker og muligheter på den andre siden. Det samlede budskapet i ståstedsanalysen fremheves tydelig også gjennom denne oppsummeringen.

Det som trekkes frem som organisasjonens svakheter og trusler er følgende sentrale områder:

Organisasjonen preges av:

  • At investeringstakten skaper et omstillingstempo som utfordrer drift, og som dermed påvirker arbeidsmiljø
  • For mange dårlige historier, og for få gode
  • For dårlig utviklet delingskultur
  • At verdigrunnlaget er for lite framme i hverdagen
  • At samlet kompetanse benyttes i for liten grad
  • For mye deltid
  • At vi mister verdifull kompetanse
  • Dårlig utviklede strukturer for medvirkning

 

Det som fremheves som organisasjonens styrker og muligheter er følgende sentrale områder:

Organisasjonen og menneskene:

  • Er nytenkende og innovative, og er i startfasen med å etablere en delings- og en læringskultur
  • Tar initiativ, men kan bli enda mer fremoverlente og dermed påvirke morgendagen
  • Kan bli bedre på å lære av, og samskape med privat næringsliv
  • Har et godt partssamarbeid, men det kan videreutvikles
  • Har godt samarbeid og en god samhandling, men den kan videreutvikles
  • Arbeider aktivt med digitalisering, men kan utnytte mulighetene enda mer
  • Har god kompetanse, men vi kan satse mer på kompetanseheving både på ledere og ansatte for øvrig
  • Kan evaluere måten vi er organisert på og måten vi fordeler oppgaver og myndighet
  • Er gode på samhandling, men samhandlingen kan likevel videreutvikles
  • Ønsker en raskere facilitering og implementering av arbeidsgiverpolitikken, og utvikle livsfasepolitikk samt arbeide mer med verdigrunnlaget/ kjerneverdiene
  • Bør trene mer på historiefortelling, og spre de gode budskapene

 

Det er i oppfølgingsarbeidet viktig å nevne at den nye arbeidsgiverpolitikken til kommunen ble vedtatt så sent som i april 2020, og det er viktig å holde fast ved denne når vi nå arbeider videre.
Kommunedirektøren har så innarbeidet elementer fra arbeidsgiverpolitikken i økonomiplanen, og den ble vedtatt i desember 2020.

I økonomiplanen for 2021- 2024 har kommunestyret vedtatt følgende som de viktigste verktøy for å lykkes på arbeidsgiverområdet fremover:

  • Nylig vedtatt arbeidsgiverpolitikk for perioden 2020- 2032
  • Plattform for ledelse og vårt verdigrunnlag som grunnmur
  • Det utvidete partssamarbeid (arbeidsmiljøutvalg og ulike drøftingsarenaer)
  • Evne til læring og det å drive endrings- og utviklingsarbeid på tvers av «siloer»
  • Evnen til å dra lasset sammen (i de ulike arbeidsgiverrollene og arbeidstakerrollene)
  • Et samstemt/ omforent beslutningsgrunnlag og kunnskapsbaserte beslutninger/ vedtak

 

Kommunestyret har vedtatt at konkrete tiltak vil komme bl.a. på følgende områder:

  • Kulturbygging med basis i verdigrunnlag og plattform for ledelse
  • Helsefremming og utvikling for ansatte gjennom hele yrkesløpet gjennom et godt HMSarbeid, nærværsarbeid og en livsfaseorientering
  • Kompetansebygging, kompetansemobilisering og veiledning for ledere og ansatte
  • Lærende organisasjon og lærende individ for kontinuerlig forbedring
  • Heltidskultur
  • Mestring og kultur for inkludering
  • Kultur for tverrfaglig samarbeid, samspill og samskaping
  • Styrke medbestemmelse gjennom utvidet partssamarbeid, tydelige roller og kvalitet i informasjon og drøftinger
  • Medvirkning for ansatte gjennom funksjonelle arenaer
  • Ny lønnspolitikk som understøtter endringsprosesser

 

Økonomiplanen, som følger opp vedtatt arbeidsgiverpolitikk, ser ut til å svare opp mange av de elementene som er trukket frem i swot- analysen.
Vi vil også gå inn i de ulike HMS- og IA- planene til avdelingene for å avdekke hva de selv mener de trenger for å lykkes med å øke nærværet og skape mer helsefremmende arbeidsplasser. Det kan påvirke den senere overordnede prioriteringen.

Amu har tidligere gitt flere føringer for avdelingene i deres eget HMS- og IA- arbeid, eksempelvis:

  • Benytte utvidet partssamarbeid aktivt for å diskutere avvik og forbedringsmeldinger, se på trender, vurdere risiko og sette inn tiltak.
  • Benytte ansattes kompetanse til å vurdere tiltak på basis av trender i meldte avvik, samt i behandling av forbedringsforslag.
  • Gjøre en risikovurdering av arbeidsmiljø knyttet til kravene til omstilling og reduserte årsverk, og vår tidligere BHT (ANT) har vært tilgjengelig i dette arbeidet.

 

Kommunedirektøren har i inneværende år lagt føringer for at organisasjonsstrukturen på både oppvekst og på næring og samfunn skal evalueres i løpet av våren. Det vil også bli gjennomført et arbeid der kommunen ser på kommunaløkonomisk bærekraft (KØB) i et samspill mellom kommunedirektør, politikken og fagforeningene. Dette arbeidet vil bli gjennomført som en type verksted der en kommer frem til hva som vil være bærekraftig fremover. Her vil det avdekkes i sterkere grad hvordan investeringer og drift balanserer eller hvorvidt de er i ubalanse.

Kanskje er det slik at det er gode retninger og føringer allerede i styringsdokumentene, og som ivaretar mange av forholdene som Amu har beskrevet i swot'en. Og da er det igjen kanskje slik at det som vil være mest viktig fremover er «å trene» i forhold til det treningsopplegget som er lagt. Kanskje er det også fremdeles slik at det er noen strukturer som mangler/ er for dårlig utviklet, og at det er noen kulturer som må trimmes, og at det er der støtet bør settes inn?

Friskgården vil kunne bidra i å understøtte prosessene aktivt sammen med organisasjonen selv og med personal og andre stab/ støttefunksjoner tett påkoplet de ulike prosessene.

Saksbehandler legger frem saken uten forslag til vedtak, og ber Amu om å vurdere hva som vil være viktige og riktige satsinger utover det som er beskrevet av pågående satsinger.

  
  Til toppen av siden





Publisert: 06.12.2011 08:10 Sist endret: 14.04.2021 11:40
Verdal kommune Postboks 24 7651 Verdal Besøksadr: Rådhusgata 2
Tlf: 74 04 82 00 Faks: - E-post: postmottak@verdal.kommune.no
Åpningstid: Man-fre 09:00-15:30 (15:00 i juli) Åpningstid: Tlf. 08:00-15:30 (15:00 i juli) Org.nr.: 938 587 418
Nettredaktør: Ove Haugrud Ansvarlig redaktør: Geir Olav Jensen Utviklet av: Sem & Stenersen Prokom AS