Formål:
Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert – og at den dermed kan etterspores og overprøves.
Omfang:
Prosedyren gjelder for arkivarer som utfører journalføring.
Definisjoner:
Journal betyr ”daglig”. I arkivsammenheng er journal navnet på et register over saksdokument i et organ. I elektroniske arkiv er journal eller postliste brukt om periodiske, kronologiske rapporter over inngående og utgående dokumenter. Journalføring er den systematiske og fortløpende registeringen av opplysninger i en journal.
Ansvar:
Det er arkivleder som har ansvaret for innholdet i prosedyren.
Beskrivelse:
Gå til søket Arkivering i venstremenyen, og klikk på nedtrekksgardin. Det som skal journalføres ligger under: Journalføring – Utgående post, Journalføring – Inngående post og Journalføring – Interne notater.
Inngående til journalføring:
- Sorterer på dato
- Fører inntil 2 dager tilbake
- Tekst: gir tittelen mening? Er det søkbart? Der hvor vi har registreringsregler, sjekk at skrivemåte blir fulgt - Forkortelser bør unngås – Rett stavefeil
- Er tilgangskode riktig? Er teksten skjermet korrekt?
- Er journalposten i riktig sak?
- Er dokumenttypen riktig?
- Sjekk avsender. Om mulig skal avsender være søkt opp i folkeregisteret eller enhetsregisteret. Hvis mottaker er en e-postadresse, velg rediger, klikk på mottaker og skriv inn firmanavn eller personnavn i stedet for e-postadresse.
Om du har sjekket og alt er greit, klikk i rute til venstre for journalpost, og velg journalfør. Journalposten er status til J og dokumentene konverteres til PDF-format.
Utgående til journalføring:
Det er en robot som fortløpende journalfører utgående brev i status E - Ekspedert, noe som forutsetter at saksbehandleren har sendt brevet. Dette gjøres hver natt.
Dette blir sjekket og blir meldt tilbake i rapporten vi mottar hver morgen:
- Tegn som kolon og VS i tittelen blir fjernet
- E-postadresse i mottakerfelt
- Journalposten står som ufordelt
- Journalposten inneholder personnummer eller orgno.
Journalposten har fått status til J - Journalført, og dokumentene konverteres til PDF-format.
Robotrapporten sjekkes hver morgen og følgende korrigeringer blir foretatt:
- E-postadresse i mottakerfelt blir korrigert til riktig mottaker, firma eller privatperson
- Journalposter som er ufordelt blir journalført manuelt. Dette er bekreftelse på byggesøknader som blir fordelt ukentlig.
- Journalposter som inneholder personnummer blir journalført manuelt, da dette er arbeidsavtaler og det er datoformatet som er grunnen til feilmeldinga.
X og N til journalføring:
Det er en robot som fortløpende journalfører interne notat X og N hver natt. Dette forutsetter at saksbehandleren har ferdigstilt notatet.
Dette blir sjekket og blir meldt tilbake i rapporten vi mottar hver morgen:
- Tegn som kolon og VS i tittelen blir fjernet
Robotrapporten sjekkes hver morgen, og det er ikke nødvendig med korrigeringer.
X- og N-notat kommer ikke på den offentlige postlisten.
Kvalitetssikring av journalføring – sjekk offentlig postliste. Gå til:
Rapporter – Journaler – Offentlig journal (intervall) – søk opp dato, dagen før.
Sjekk også to dager før, og i tillegg sjekkes publisert postliste på hjemmesida med dato tre dager før dagens dato.
Generelle skriveregler:
- Tittelfeltet må fortelle hva innholdet er – benytt begreper som vil benyttes ved søk senere
- Avsender/mottakere må være firma der det er firma, personnavn der det er person
- Benytt riktig dokumenttype også ved eposter (innkommende, utgående)
- Dokumentdato – datoen som står på dokumentet
- Husk tilgangskode når sak/dokument inneholder informasjon unntatt offentlighet
Unngå dette i saker og journalposter:
- Skrivefeil
- Forkortelser (inkludert SV: og VS: i e-poster)
- STORE BOKSTAVER i hele tittelen – bruk små og store bokstaver
- Innskannede dokumenter skal ikke inneholde printernavn
- Punktum eller spesialtegn som :;!»#¤&=?^*¨ (Dette forhindrer gjenfinning – feks «Gnr 12/123-Eksempelveien 1.» - her får du ikke søketreff på «12/123» eller «Eksempelveien 1» fordi det er spesialtegn bak).
Det er tillatt å benytte:
- «Tankestrek» benyttes som erstatning for punktum og som oppdeling av tittel
- & i firmanavn som benytter dette
- Foroverslash for enhetene som bruker gårds- og bruksnummer
13. februar 2026