FormåletFormålet med dette dokumentet er å oppnå en sikker og styrt arkivdanning, samt sikre at dokumenthåndteringen er i samsvar med lover og forskrifter. Dette gjøres ved å utarbeide rasjonelle rutiner for administrering og arkivering av dokumenter. Rutinene for dokumentbehandling skal sikre at saksbehandlingen blir tilstrekkelig dokumentert og arkivert uten unødvendig dobbel arkivering og registrering. Det er et overordnet mål at dokumentflyten skal skje hurtigst mulig fra postmottak til saksansvarlig og at alle sikres lik og samtidig tilgang til saksdokumenter. Rutinen skal legge til rette for fullstendig elektronisk dokumentbehandling og fullstendig elektronisk arkivering av saksdokumenter. AnsvarDen enkelte saksbehandler har ansvar for at post og dokumenter håndteres i tråd med retningslinjene. OmfangAlle enheter skal ha egne rutiner for post og dokumenthåndtering. LedelseFagleder for enheten Arkiv, Informasjon og Service, er også arkivleder i Verdal kommune. Arkivleder er administrativt underlagt administrasjonssjefen/kommunedirektøren i Verdal Kommune. Arkivleder plikter å sørge for å gjøre alle ansatte kjent med de rutiner som er omtalt i dette dokumentet og skal kontrollere at rutinene følges opp i den daglige saksbehandling. Arkivleder skal gjøre seg kjent og innforstått med gjeldende regelverk, delta ved ansettelse av nye arkivmedarbeidere, sørge for tilstrekkelig opplæring av nyansatte og ha ansvar ved gjennomføring av avlevering til arkivdepot. LoverArkivarbeidet er regulert gjennom lover, forskrifter og internt regelverk. Følgende lover er de mest sentrale: - Arkivloven
- Forvaltningsloven
- Offentlighetsloven
- Personopplysningsloven
I tillegg styres arkivarbeidet av en rekke særlover som lov om sosiale tjenester, barnevernsloven m.v BegrepsbrukDet er viktig å innføre et felles begrepsapparat som er i samsvar med en felles nasjonal terminologi ved bruk av saksbehandlings - og arkivsystemer. Under er det listet opp enkelte sentrale begreper som er omtalt i denne rutinebeskrivelsen Sak / saksmappeSakbegrepet benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. I dette dokumentet omtales en saksmappe konsekvent som ”sak”, som igjen vil tilsvare et ”saksnummer” i journalsystemet. JournalpostJournalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon. ArkivdelArkivdel benyttes til å angi i hvilken arkivserie som en sak er arkivert i. Alle saker som er arkivert i en arkivdel er ordnet etter et felles ordningsprinsipp som for eksempel K-koder, Gårds- og bruksnummer, fødselsnummer eller lignende. OrdningsprinsippPrinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel f. eks arkivnøkkelen K-koder. Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne. OrdningsverdiDe verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp f. eks en arkivkode hentet fra arkivnøkkelen K-koder, fødselsnummer, gnr/bnr mv. KlasseringKlassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier (K-kode, Gårds- og bruksnummer eller lignende) på en sak. TilgangskodeKode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt. PostmottakPosten BA bringer posten til Servicekontoret i Verdal ca. kl 08.30 hver arbeidsdag. Inngående post skal leveres til arkivtjenesten, som er ansvarlig for behandling av all post. Mottak av e-postNår saksbehandleren mottar e-post direkte, plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Dersom dokumentet er arkivverdig, må saksbehandler selv importere e-posten til Elements. Er saksbehandleren i tvil skal arkivtjenesten kontaktes. Åpning og sortering av e-post Ved åpning av posten kontrolleres at alt er tatt ut av konvoluttene. Posten grovsorteres av Servicekontoret. Arkivverdig post legges til Arkivet for skanning og journalføring. Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for kommunen etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, og det må ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b § 3-20 Ikke arkivverdig post (aviser, pakker, reklame mm) legges i enhetenes hyller i Servicekontoret. Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19 Fakturaer skal gå direkte til regnskap uten journalføring. Personlig adressert postAnsatte som mottar personlig adressert post direkte, som viser seg å være til Verdal kommune, skal straks levere denne til arkivtjenesten for skanning og registrering. Post til fagsystemeneBrev adressert til Barneverntjenesten:Servicekontoret fordeler denne posten uåpnet til barnevernet. Alt som omhandler barnevern håndteres uåpnet. Fakturaer v/barnevern legges direkte til fakturamottak. Brev adressert til NAV v/Sosialtjenesten:Servicekontoret fordeler denne posten uåpnet til NAV, som åpner, registrerer og journalfører etter gjeldende rutiner for dokumenthåndtering. Fakturaer v/sosialtjenesten legges direkte til fakturamottak. Returpost som omhandler NAV blir lagt i hyllen til NAV. Brev adressert til Helsestasjonen:Servicekontoret legger all post direkte til helsestasjonen som åpner, registrerer og journalfører etter gjeldende rutiner for dokumenthåndtering. Fakturaer v/helsestasjonen legges direkte til fakturamottak. Brev til rehabiliteringstjenesten:Servicekontoret legger all post direkte til rehabiliteringstjenesten, som åpner, registrerer og journalfører etter gjeldende rutiner for dokumenthåndtering. Fakturaer v/rehabiliteringstjenesten legges direkte til fakturamottak. Brev til psykiatrisk sykepleier: Servicekontoret fordeler denne posten uåpnet til leder v/psykiatritjenesten, som åpner, registrerer og journalfører etter gjeldende rutiner for dokumenthåndtering. Brev til kommunelegen:Servicekontoret fordeler all post uåpnet til kommunelegen, som åpner og journalfører posten etter gjeldende rutiner. Brev til Rustjenesten: Servicekontoret fordeler all post uåpnet til rustjenesten, som åpner og journalfører posten etter gjeldende rutiner. Postjournal:Postjournalen distribueres daglig på kommunens hjemmeside. Feiladressert post:Omadresseres og returneres uåpnet til avsender eller postverket. Anbud:Konvolutten skal stemples med mottatt dato og klokkeslettet av arkivtjenesten. Anbudene overleveres innkjøpsansvarlig direkte. Anbudet skal registreres ved åpning. Innkjøpsansvarlig(saksbehandler) er ansvarlig for at all dokumentasjon blir journalført. Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder:Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Rekommandert sending: Kommunen henter/bringer rekommandert sending, som blir registrert i egen bok. Servicekontoret kvitterer for mottak. Rekommandert sending blir deretter underlagt ordinær postbehandling. Personlig post:Skill ut personlig post, og legg uåpnet i posthyllene til mottakerne. Med personlig post menes brev hvor kun den ansattes navn er angitt. Rundskriv og kommunal informasjon: Om nødvendig sendes mottatte rundskriv på sirkulasjon uten journalføring. Rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal returneres til arkivet for registrering og skanning. Skanning av saksdokumenter Saksdokumenter mottatt på papir, skannes inn i sak- og arkivsystemet. Kontroller følgende: - at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
All sakspost føres i Elements – både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Nye saker klasseres med primær ordningsverdi (K-kode, gårds- og bruksnummer osv.) og legges i korrekt arkivdel. Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette. Offentlighetsvurderingen foretas av det enkelte virksomhetsområde, der kommunedirektøren, virksomhetslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Elements med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet. Leder setter eventuell rett tilgangskode på saken/journalposten/dokumentet eller behandlingen og markerer tekst som skal unntas. For utgående brev har saksbehandler primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Kvalitetssikring av journalen i forbindelse med ferdigstilling av dokumenter Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres etter at dokumentet er ferdigstilt, eller at et inngående brev (importert epost) er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt dette kontrolleres: at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t. navn i tittelfelt, at personnavn er merket som personnavn og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført. Det er en stor risiko for at det finnes dokumenter som ikke er journalført i Elements, dette gjelder også e-poster som er arkivverdige. Det anbefales å starte en opprydding slik at dokumenter som er arkivverdige journalføres inn i Elements, og det som ikke er arkivverdig slettes. Det er saksbehandler sitt ansvar at dette journalføres i henhold til gjeldende regler. For at vi i fremtiden skal finne, og forstå det vi leter etter – er det viktig at det er god kvalitet i innholdet. Godt tittelfelt i Elements øker treffsikkerheten på søket. Sakstittel skal bestå av en tematisk beskrivelse som sier noe om hva saken handler om. Dokumenttitlene skal ha en handling og et tema. Det er spesielt viktig å være oppmerksom på dette i forbindelse med e-poster som skal journalføres. Ansvarlig saksbehandler skal også sørge for at det opprettes gyldig avsender og mottaker på dokumentet. Journalføring av e-post Håndtering av e-post E-post til sentralt postmottak registreres i sak- og arkivsystemet, og føres på riktig sak/saksbehandler. Arkivtjenesten må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal journalføres og hva som er hoveddokumentet og eventuelt vedlegg. Arkivtjenesten må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes automatisk. Personlig adressert post videresendes direkteDersom en saksbehandler mottar arkivverdig post, skal denne importeres i sak- arkivsystemet. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Ved tvil – kontakt arkivtjenesten. Håndtering av utgående e-postJournalverdig utgående epost kan sendes direkte fra Elements. Er e-post sendt direkte fra Outlook må importeres som utgående dokument via Importfunksjonen. Saksbehandlerne skal selv gjøre dette for sine dokumenter. Taushetsbelagte opplysninger Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysningene anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner. E-postrutiner ved fravær Leder/saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak evt. kollega oppgis. Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e- postsystemetLov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter. Fordeling og saksbehandling Dokumenter som mottas av leder/saksbehandler Direkte overleverte saksdokumenter Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes. Personlig adressert post Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til kommunen, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Det kan inngås avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten. Post i Altinn All post som mottas i Altinn er arkivverdig post, (med unntak av sykmeldinger) og skal journalføres i Elements av saksbehandler/leder. Journalførte saksdokumenter Alle plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes til en annen sak, skal arkivet kontaktes og de sørger da for å flytte dokumentet over til riktig sak. FordelingArkivtjenesten plikter å utføre søket «Ufordelte journalposter» daglig. Arkiv vil da få frem alle saksdokumenter som tilhører egen administrativ virksomhet som ikke er fordelt til saksbehandler. OmfordelingVed registreringen av innkommende dokumenter kan arkivtjenesten fordele direkte til saksbehandler hvis denne er kjent. Hvis ikke, fordeles dokumentet til virksomhetsleder. Virksomhetsleder fordeler ufordelte journalposter i egen virksomhet. Ved påført feil virksomhetsområde skal arkivet kontaktes for omfordeling. Vurdering av offentlighet Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere tilgangskode og anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter. Meroffentlighetsprinsippet skal bestrebes i henhold til Offentlighetsloven. Saksbehandlers ansvar for å unnta dokumenter fra offentlighetSaksansvarlig og saksbehandler Den som oppretter saken eller dokumentet er ansvarlig for å vurdere og beslutte om journalposten bør unntas offentlighet. Det er ingen som kontrollerer din vurdering eller gjør den for deg. Dersom du ikke setter tilgangskodedokumentet «unntatt offentlighet», vil det kunne bes om innsyn i dokumentet, da tittel på dokumentet vises på postliste 2 dager etter at dokumentet er journalført i sak og arkivsystemet. Når det gjelder inngående dokumenter, gjør Arkivet en vurdering og tar en beslutning om tilgangskoding. Du som saksbehandler kan overprøve avgjørelsen til Arkivet og sette på den tilgangskoden du mener er riktig. TilgangskodeTilgangskode skal settes når dokumentet eller opplysninger i dokumentet ikke bør offentliggjøres. Tilgangskodene er forhåndsdefinert i sak og arkivsystemet. Dokumenter er unntatt offentlighet i henhold til lovverket: - Dokumenter som inneholder personnummer
- Dokumenter som inneholder lønnsopplysninger
- Dokumenter som etter en skjønnsmessig vurdering ikke egner seg på Internett pga.
for eksempel sjikanelignende påstander - Tegninger og andre dokumenter som en tredjepart har immaterielle rettigheter til
- Dokumenter som er del av intern saksforberedelse
- Opplysninger som er underlagt taushetsplikt
- Unntak fra rettsdokumenter
- Dokumenter som berører rikets sikkerhet
- Beredskapsplaner/dokumenter
- Unntak som er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomisk/, Lønns/, eller Personalforvaltning
- Anskaffelse, tilbud og protokoll fram til valg av leverandør er valgt
Avskrive / besvare restanser *NB! Alle saksbehandlere/ledere har ansvar for, og skal følge opp saksdokumenter med restanse ved å utføre søket «Egne restanser» daglig. *NB! Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Følgende avskrivningsmåter kan benyttes: Måte | Anvendelse | TE | Saksdokumentet avskrives direkte ved å ta innholdet til etterretning | TO | Saksdokumentet avskrives direkte ved å ta innholdet til orientering | TLF | Saksdokumentet avskrives direkte ved å registrere at svar er avgitt pr. telefon. | NN | Mottatt notat avskrives av et nytt notat. Denne avskrivningsmåten forutsetter av” Svar på” funksjonen i Elements benyttes. | BU | Saksdokumentet avskrives av et nytt utgående brev. Denne avskrivningsmåten forutsetter av “Svar på” funksjonen i Elements benyttes. |
Saksdokumenter som er / skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter: Type | Anvendelse | I | Inngående brev. Alt av inngående brev med ekstern avsender. | U | Utgående brev Alt av utgående brev med ekstern mottaker. Benyttes også på delegasjonssaker. | N | Internt notat med oppfølging Skal benyttes i de tilfeller hvor mottakeren er Elements-bruker i Verdal kommune. Mottaker får restanse som må avskrives. | X | Internt notat uten oppfølging Benyttes i de tilfeller hvor du ikke har mottaker | S | Saksframlegg/Innstilling Skal benyttes når en skal skrive et saksfremlegg (med utredning og innstilling) til et utvalg. |
Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produsert internt, skal journalføres i Elements. Saksbehandler har ansvaret for at utgående brev, interne notat, utredninger og saksfremlegg til politisk behandling blir produsert i Elements. Saksbehandler har også ansvaret for å avskrive restanser som er besvart. Avskrivning av restanser kan gjøres med å besvare med utgående brev, eller at brevet tas til etterretning (TE). Ønsker saksbehandler å opprette nytt prosjekt kontaktes arkivet for opprettelse. Arkiv og saksbehandler har ansvar for at dokumenter i prosjektet påføres prosjektkode. Generelle regler som gjelder alle Feil som gjøres i sak/arkivsystemet publiseres på postlisten på kommunens hjemmeside hvis de ikke fanges opp og rettes. Redigering av feil tar mye av Arkivet sin tid. Vi kan derfor sende saken/journalposten tilbake til saksbehandler slik at saksbehandler blir gjort oppmerksom på feilen, og får mulighet til å rette opp dette selv. Husk at informasjonen som legges inn på journalpost/sak er helt avgjørende for at dokumentet: Skal blir funnet igjen senere: - Tittelfeltet må fortelle hva innholdet er – benytt begreper som vil benyttes ved søk senere
- Avsender/mottaker må være firma der det er firma, personnavn der det er person
- Benytt riktig dokumenttype også ved e-poster (innkommende, utgående)
- Dokumentdato – datoen som står på dokumentet
- Husk tilgangskode når sak/dokument inneholder informasjon unntatt offentlighet
- Dato skrives ddmmåå - eks 311299
- Se mer bestemte skriveregler for de ulike fagområdene
Unngå dette i saker og journalposter: - e-postadresse i avsender/mottakerfeltet – Dette erstattes med firma eller personnavn, alternativt kun
det som står foran @-tegnet hvis du ikke har firma/firma - Skrivefeil
- Forkortelser (inkludert SV: og VS: i e-poster)
- STORE BOKSTAVER i hele tittelen – bruk små og store bokstaver
- Innskannede dokumenter skal ikke inneholde printernavn
- Punktum eller spesialtegn som:;!» #¤&=?^¨* (Dette forhindrer gjenfinning – f.eks. "Gnr 12/123-Eksempelveien 1."
- her får du ikke søketreff på "12/123" eller "Eksempelveien 1" fordi det er spesialtegn bak).
Det er tillatt å benytte: - «Tankestrek» (Elevmappe – Navn) benyttes også som erstatning for punktum
- %- tegn
- & i firmanavn som benytter dette
- Foroverslash for enhetene som bruker gårds- og bruksnummer
- Foroverslash for enhetene som bruker gårds- og bruksnummer
Saksframlegg Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny journalpost med dokumenttype Saksframlegg/Innstilling. Saksbehandler skal avklare hvilke utvalg som saksfremlegget skal fremmes for i samråd med virksomhetsleder. Når saksframlegget er ferdig skrevet skal det sendes videre til virksomhetsleder eller kommunedirektør for kontroll og godkjenning. Det gjøres på følgende måte: trykk på kryss for å avslutte dokumentet. I boksen som da kommer opp nederst til høyre, velger du “Send til godkjenning” og begynn å skriv fornavn på den som skal godkjenne, til navnet på riktig person dukker opp. Klikk på riktig navn og trykk “Ok”. Den som får sak til godkjenning finner disse i venstremenyen under “Oppgaver” og “Dokumenter til godkjenning”. Vedlegg som ikke er elektronisk arkivert må skannes inn og knyttes til saken. Er vedtak eller saksframlegg unntatt offentlighet må det settes på tilgangskode ved registrering. Det skal ikke skrives noe som kan identifisere personer i overskriften. Ved å sette tilgangskode på journalpost opprettet som Saksframlegg/Innstilling ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling - Overskriften starter da alltid med B-sak: ….. Delegerte sakerDet vises til vedtatt delegasjonsreglement for Verdal kommune. Delegerte saker opprettes med dokumenttype U. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS og utvalgets navn. Saksbehandler registrerer eventuelle kopimottakere. Saksbehandler sender ut dokumentet, så det får status Ekspedert, før det blir journalført. Ekspedisjon / ferdigstilling av saksdokumenter Alle brukere plikter å følge og ferdigstille saksdokumenter som er under utarbeidelse ved å følge med på dashbordet på “Mine dokumenter under arbeid”. Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status endres da til F for ferdig. Utgående brev skal så ekspederes elektronisk. Status for journalposten endres til Ekspedert. Dette innebærer at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres. Avslutning av saker Saksbehandleren merker saken med «marker som ferdig» når egne saker, inkludert personalmapper skal avsluttes. Da overtar arkivet saken. Saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov. Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting. Offentlighet Offentliggjøring Offentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter, jamfør offentlighetslovens formål §1. Denne er utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn, og den publiseres daglig på hjemmesida. Innsynsbegjæring Kommunen praktiserer meroffentlighetsprinsippet. Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der kommunedirektøren, virksomhetslederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i Elements med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring. Arkivet behandler innsynsbegjæring og ekspederer kopi av saksdokumenter til presse/publikum. Hvis arkivet er i tvil om saksdokumentene er offentlige, skal saksbehandler kontaktes. Forvaltningslovens § 18: (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter) (første ledd) ”En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken.” Oppfølgingskontroll Daglig oppfølgingskontroll for arkivpersonell - Arkiv søker frem alle journalposter med status Reservert - for å følge opp at saksbehandlere setter sine
journalposter til F, slik at de kan journalføres. - Arkiv finner alle saker som har fått status “Ferdig” på dashbordet.
- Disse avsluttes og får status ”Avsluttet” når alle dokumenter er konvertert til PDF (arkiv) format og
restanser er kvittert ut.
Oppfølgingskontroll for saksbehandlere - Saksbehandlere skal daglig søke frem «Min ubesvart post» på dashbordet.
- Saksbehandlere skal daglig søke frem «Mine kopier – Til orientering». Disse forsvinner fra dashbordet
etter 30 dager.
Oppfølgingskontroll for ledere - Virksomhetsledere skal daglig søke frem «Min ubesvart post»
- Virksomhetsleder søker daglig fram “Dokumenter til godkjenning” i venstremenyen under punktet “Oppgaver”. Disse godkjennes og sendes eventuelt videre til kommunedirektøren
- Kommunedirektøren søker daglig fram “Dokumenter til godkjenning” i venstremenyen under punktet “Oppgaver”. Disse godkjennes og settes til status “Ferdig”
Restansekontroll Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket «Min ubesvart post» på dashbordet. I tillegg skal arkivet skrive ut og fordele restanselister minimum fire ganger i året. jfr. Arkivloven med forskrifter § 3-7 Oppfølging av saksbehandlinga Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere virksomhetsleder om ubesvarte saksdokumenter. UtvalgsbehandlingMøteinnkalling Møtedato holdes á jour av møtesekretær Møtesekretær overfører sakene fra kølista til sakskartet når journalstatus er F for ferdig. Rekkefølge på behandling av sakene på sakskartet avklares. Møtedokumentene klargjøres. Sakskartet nummereres og møteinnkallingen genereres. Sakliste gjennomgås med leder av utvalget. Innkallingen signeres ikke, det påføres (s) bak navn til leder. Saksdokument med eventuelle vedlegg klargjøres for utlegging på kommunens hjemmeside 5 virkedager før møte. (Hvis møteinnkallingen inneholder saksfremlegg eller andre dokumenter som er unntatt offentlighet, må det
legges tilgangskode på møteinnkallingen og genereres en offentlig møteinnkalling. Dette gjøres ved å gå til fanen Dokumenter, pek på møteinnkallingen og velg Egenskaper fra hurtigmenyen.
I feltet Tilgangskode skal du velge tilgangskode MU og hjemmel under fanen Detaljer. Generer en offentlig innkalling. Du kan selv avgjøre tidspunkt for offentliggjøring av møteinnkallingen. Når du ønsker at møteinnkallingen
skal være tilgjengelig fra søkebildet i Elements (for de som er autorisert til å lese denne), skal du åpne fanen
Dokumenter, peke på møteinnkallingen, velge Egenskaper på hurtigmenyen og endre status fra R (reservert)
til G (godkjent av leder). Status for møtedokumentet endres normalt i forbindelse med utsendelse av møteinnkalling til medlemmer av utvalget.) *Teksten inne i parentes, og med kursiv har ikke vært praksis i Verdal kommune. Når vi sender for utlegging på nett, sender vi ei Wordfil der saker unntatt offentlighet er tatt ut. Når vi skal ta i bruk innsynsmodul eller lignende. Må denne rutinen endres. Ved å sette tilgangskode på journalpost opprettet som S dokument ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling. Unntatt offentlig dokumenter deles ut til medlemmer i møtet – trykt på farget ark. Dokumenteten samles inn og makuleres etter behandling. Møteprotokoll Hvis utvalget fatter vedtak om utsettelse eller endrer behandlingsrekkefølge (saksgang), skal saksdokumentets behandling oppdateres av møtesekretær. Før klargjøring av møteprotokoll skal frammøte auto registreres. Når møteprotokollen genereres hentes medlemmer og varamedlemmer eventuelt andre registrerte medlemmer frem. Registrer eventuelle endringer i forbindelse med frammøte før generering av møteprotokollen. Møteprotokollen blir godkjent som første sak i påfølgende møte. (Ønsker en at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg. Hvis møteprotokollen inneholder saker som er unntatt offentlighet, må en legge tilgangskode på møteprotokollen og deretter generere en offentlig møteprotokoll. Dette gjøres ved å gå til fanen Dokumenter, pek på møteprotokoll og velg Egenskaper fra hurtigmenyen. I feltet Tilgangskode skal du velge kode MU under fanen Detaljer. Generer så en offentlig møteprotokoll) *Teksten i parentes med kursiv er ikke praksis hos oss. Når vi sender for utlegging på nett, sender vi ei wordfil der saker unntatt off er tatt ut. Når vi eventuelt skal bruke innsynsmodul eller lignende, må denne rutinen endres. Ekspedering av vedtak Saksbehandler sørger for at vedtak fattet av utvalg ekspederes til parter i saken. Vedtaket ekspederes som et ordinært utgående saksdokument med eventuell kopi til intern instans som har ansvar for at vedtaket blir fulgt opp. Møtedokumenter Dokumentene legges ut til offentlig ettersyn. Disse legges ut på kommunens hjemmesider og biblioteket. Arkiveringsrutiner Arkiveringsansvar Et saksdokument skal kun journalføres og arkiveres en gang. Saksdokumentet arkiveres i den arkivdel som er angitt på saken. Virksomhetene skal kun arkivere saksdokumenter som er tilhørende fagsystemet som er underlagt virksomheten. Alle andre saksmapper og saksdokumenter skal arkiveres i det sentrale sakarkivet. Arkivlegging Saken arkiv legges i den arkivdel og i henhold til den primære ordningsverdien som er registrert på saken. Kassasjon Kassasjon skal skje i samsvar med Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiver. 14.06.2023 |