Internkontroll for arkiv og dokumentasjonsforvaltning

En sentral del av internkontrollen er å gjøre risikovurderinger. Risiko er et uttrykk for et potensiale eller en mulighet for uønskede hendelser.  Først defineres områder hvor det kan oppstå uønskede hendelser. Deretter må vi vurdere sannsynligheten for at hendelsen oppstår, og hvilke konsekvenser hendelsen kan få for dokumentasjonsforvaltningens mål dersom den oppstår.

Typiske risikoområder

• Innføring av nye systemer eller metoder som får konsekvenser for dokumentbehandling (f.eks. integrasjoner, samhandlingsplattformer, fagsystem, overføring til depot etc.).
• Konfidensialitets- og integritetssikring - Har vi regler og rutiner for å beskytte innholdet i dokumenter fra uvedkommende? 
• Omorganiseringer i virksomheten
• Dokumentfangst
• Tilgjengelighet
• Bevaring og kassasjon

Status Arkiv Verdal kommune

Revisjon-Midt Norge gjennomførte en forvaltningsrevisjon på oppdrag fra Verdal kommunes kontrollutvalg i perioden mars 2022 - februar 2023.

Det foreligger en egen forvaltningsrapport i kommunens sak- og arkivsystem. 

Siden 2018 er det jobbet godt med arkiv, og det er gjort en grundig jobb med oppdatering av rutiner, prosedyrer, skriveregler, årshjul og arkivplan for arkivtjenesten. 

Restanselister kjøres hver 3. måned. 

ROS-analyser

Verdal kommune har en plan for å starte opp med relevante ROS-analyser i arkivet i 2027.

ROS-analyser for arkivet skal registreres i kvalitetssystemet COMPILO.

Egenvurdering av arkivkvalitet  (XLSX, 183 kB)

17.02.2026

Internkontroll for dokumentasjon skal sørge for at dokumentasjonsforvaltningen støtter kommunens behov.

Det er viktig å kunne kontrollere at kommunens kjernefunksjoner blir dokumentert. Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering.

Det er viktig å ha en helhetlig oversikt over kommunens dokumentasjon når postmottaket i en fullelektronisk verden ikke lenger har full kontroll over all dokumentasjon i kommunen.

Vi skal ha kontroll med daglig drift, og gode kontroller for om planer, prosedyrer, rutiner, retningslinjer, instrukser og systemer fungerer. 

Arkivtjeneste

Arkivtjenenesten har rutiner for fordeling av oppgaver slik at alle post (fysisk og digital) Verdal kommune har ansvar for sjekkes daglig. 

• postmottak@verdal.kommune.no
• Altinn, hovednummer og alle underenheter sjekkes.
• Kommunens sak- og arkivsystem Elements, fordelingssaker SvarInn og innsynsbegjæringer.
• Papirpost

Ledere

• Kontrollere at arkivverdig dokumentasjon blir arkivert i sin enhet/avdeling etter gjeldende rutiner. (Samhandlingsplattformer, e-post, sosiale medier, Teams, SMS)
• Gjennomføre og følge opp restansesøk for sin enhet/avdeling.
• Sjekke forfalliste pr. avdeling. ("Avdelingens ubesvarte post" i Elements)

Saksbehandlere

• Følge opp slik at arkivverdig dokumentasjon blir arkivert i sin enhet/avdeling etter gjeldende rutiner. (Samhandlingsplattformer, e-post, sosiale medier, Teams, SMS).
• Daglig sjekk av forfallsliste ("Min ubesvart post" i Elements)
• Jevnlig sjekk av egne restanser 
• Sjekk journalposter med status R. Ferdigstill det som er ferdig.
• Sjekk saker under behandling status R. Ferdigstill saker som er ferdig.

17.02.2026

Hovedmål

Arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen i Verdal kommune skal oppfylle lovbestemte krav, med tilfredsstillende kvalitet, faglig styrke og effektiv ressursbruk. 

Vår funksjon styres i hovedsak av lover og forskrifter som setter standarden på hvordan arbeidet skal utføres 

Underliggende mål

Levere tjenester av god kvalitet for å sikre, bevare og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunen

• Det skal være lett for saksbehandlerne å få oversikt over hvilke arkiver vi oppbevarer. Hva arkivene inneholder og hvilken dokumentasjon som er tilgjengelig, både av digitalt- og papirarkiv.
• Den digitale informasjonen skal være søkbar.  
• Alle som har et rettmessig behov skal ha tilgang til informasjonen som finnes i våre arkiver. Det skal være en tydelig policy for hvilke tilganger/tjenester våre saksbehandlere kan forvente å ha krav på.  
• Tilgjengelig for offentligheten
• Sikre nødvendig ressursbehov med faglig kompetanse hos arkivtjenesten. 

Videreutvikle og sikre implementering av planverk, rutiner, prosedyrer og retningslinjer

• Sørge for at vi har rutinebeskrivelser som omfatter alt av arkivarbeid inkludert både daglige og periodiske oppgaver 
• Sørge for at vi til enhver tid har dokumentert alle våre elektroniske systemer som inneholder arkivverdig informasjon i dokumentasjonsplanen (sakarkiv, fagsystem, databaser osv) 
• Sørge for jevnlig oppdatering av bevarings- og kassasjonsplan, samt sørge for at denne til enhver tid omfatter de elektroniske systemene.  
• Sørge for at det er utarbeidet instrukser for alle systemer hvor arkivdokumenter arkiveres elektronisk. 
• Sørge for at saksbehandlerne og lederne i kommunen får kontinuerlig veiledning og brukerstøtte i håndtering av våre planverk, rutiner, prosedyrer og kvalitetssikre at de følges. 
• Synliggjøre grensesnittet mellom enhetene og arkivtjenesten.

Vi ønsker å fremme en helhetlig arkivforståelse i kommunen

• Styrke kunnskapen av arkivets kulturelle, forvaltningsmessige og rettslige verdi. 
• Vi skal arbeide systematisk ut mot virksomhetsområdene.  
• Vi skal etablere og legge til rette for god dialog med enhetene og være tilgjengelig for råd og veiledning. 

17.02.2026