Personvernerklæring

• Behandlingsansvarlig: Verdal kommune.
  Kommunedirektøren er ansvarlig for behandlingene av personopplysninger som skjer i Verdal kommune.

• Databehandler: Verdal kommune

Personvernombudet skal passe på at personvernet ivaretas både for innbyggere og ansatte. Du kan kontakte personvernombudet om du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger som du ikke får svar på i denne personvernerklæringen.

Ønsker du innsyn i, retting eller sletting av egne personopplysninger kan du be om dette ved å bruke skjemaet: 
Personopplysninger - begjæring om innsyn 
(krever innlogging via ID-porten).
 
Ønsker du kontakt med personvernombud kontakter du: line.ertsaas@verdal.kommune.no, evt telefon 476 92 393.

De fleste av våre behandlinger er regulert i offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven. Disse lovene stiller krav til arkivering av opplysningene, og legger begrensninger på muligheten til å rette og slette opplysninger. Dette står i lovene som er nevnt og i personopplysingsloven. Opplysningene vil derfor normalt bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse også etter at saksbehandlingen er avsluttet.

Kommunens dokumenter er offentlige hvis det ikke er gjort unntak som er hjemlet i lov, for eksempel behandling av sensitive personopplysninger og andre saker som er unntatt offentlighet. Henvendelser til og svar fra kommunen legges ut på offentlig journal hvor alle kan be om innsyn i en sak.

• Levere tjenester til kommunens innbyggere og næringsliv
• Etterleve lovkrav
• Administrere egne ansatte.

• Mottakere av tjenester fra kommunen
• Ansatte i kommunen

Kommunen leverer i stor grad lovpålagte tjenester og behandlingsgrunnlaget vil finnes i lovverket (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38) :

Følgende aktuelle lover med forskrifter nevnes (listen er ikke uttømmende):

• Offentleglova
• Forvaltningsloven
• Kommunelova
• Arbeidsmiljøloven
• Anskaffelsesloven
• Arkivlova
• Pasientjournalloven
• Helsepersonelloven
• Helseregisterloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Folketrygdloven
• Skatteloven
• Skattebetalingsloven
• Eigedomsskattelova
• Matrikkellova
• Eierseksjonsloven
• Plan- og bygningsloven
• Naturmangfoldloven
• Opplæringsloven
• Barnehageloven
• Alkoholloven
• Smittevernloven

For tjenester som ikke er lovpålagt, kreves normalt samtykke fra mottaker av tjenesten, og dette vil det opplyses om ved registrering.

En person vil oftest være registrert i flere systemer avhengig av hvilke tjenester man mottar, eller tidligere har mottatt. Dette kan dreie seg om alt fra helse, barnehage, barnevern, skole og boligtjenester, er politiker eller har mottatt tilskudd/stipend. Som innbygger er man også skatteyter, og mange eier bolig eller eiendom i kommunen. Dette er bare noen få eksempler på hvilke tjenester kommunen må behandle personopplysninger for å kunne levere.

Avhengig av hva tjenesten gjelder behandles ulike personopplysninger. Det vil ofte dreie seg om vanlige kontaktopplysninger som; navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer, men kommunen behandler også for eksempel:

• Helseopplysninger
• Betalings- og skatteopplysninger
• Unike identifikatorer, som fødselsnummer, registreringsnummer på bil, båt og lignende
• Bilder og video
• Curriculum Vitae for ansatte og leverandører
• Opplysninger om slektninger, pårørende, foresatte, ekteskap eller lignende forhold.

Personopplysningene kommer blant annet fra:

• De registrerte selv, gjennom søknadsskjema eller annen inngående korrespondanse
• Folkeregisteret
• Matrikkelen (eiendomsinformasjon)
• Skatteregisteret
• ID-porten
• Videokameraer
• Politiet
• NAV
• Sykehus

For tjenester som ikke er lovpålagt er det normalt frivillig å gi fra seg personopplysningene, men ønsker du ikke å levere de i fra deg kan ikke kommunen levere tjenesten du ber om. For tjenester som er lovpålagte er det ikke frivillig å gi fra seg opplysningene.

Personopplysningene benyttes normalt bare til det formål de er samlet inn for. Personopplysningene utleveres til andre (tredjeparter) der dette er nødvendig for saksbehandlingen, for eksempel dersom annen offentlig myndighet må uttale seg før et vedtak kan fattes.

Personopplysninger overføres også med hjemmel i lov feks til NAV, sykehus, politi, pensjonsleverandører og skatte- og avgiftsmyndighetene.

Enkelte av behandlingene utføres i systemer som er driftet av eksterne leverandører, eller hvor innlogging gjøres gjennom ID-porten. Verdal kommune har inngått databehandleravtaler som regulerer hva leverandørene kan gjøre med personopplysningene som er lagret i systemet. Leverandørene kan som hovedregel ikke benytte personopplysningene til andre for må enn å levere den avtale tjenesten.

Det tas pr i dag ikke automatiske avgjørelser utelukkende basert på analysering av dine personopplysninger.

Du har rett til å få utlevert opplysningene om deg og gjenbruke disse som du vil å tvers av ulike systemer og tjenester. Dette gjelder kun for opplysninger samlet inn med bakgrunn i samtykke eller kontrakt og vil sjelden gjelde opplysninger kommunen har registret om deg.

Du kan i noen tilfeller protestere mot at dine personopplysninger blir behandlet. Dette gjelder ikke der opplysningene er nødvendige for å utføre en avtale du har med kommunene eller kommunen er pålagt med lov å behandle personopplysningen.

De fleste av behandlingene er regulert av offentleglova, forvaltningsloven og arkivlova som stiller krav til arkivering av opplysningene, og legger begrensninger på muligheten til å rette eller slette opplysninger. Dette er beskrevet i nevnte lover med forskrifter, samt personopplysningsloven med forskrift. Opplysningen vil derfor normalt bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse også etter at saksbehandlingen er avsluttet.

Dine rettigheter reguleres gjennom personopplysningsloven med forskrift. Du kan be om retting, sletting og begrensning av behandling av personopplysninger, men for de fleste behandlingene vil offentleglova, forvaltningsloven og arkivlova legge begrensninger på muligheten til å rette og slette opplysninger. Dette gjelder også for «retten til å bli glemt». Du kan i henhold til personopplysningsloven be om innsyn i egne opplysninger. Innsyn gis så lenge ikke annen lovgivning begrenser innsynsretten, og du vil motta svar eller foreløpig svar innen 30 dager.

Det er gratis å be om innsyn, retting og sletting, men dersom det du ber om er åpenbart grunnløst eller overdrevent, spesielt om du ber om det samme flere ganger, kan kommunen (behandlingsansvarlig) enten:

• a) Kreve et rimelig gebyr, idet det tas hensyn til administrasjonskostnadene for å gi informasjon eller treffe de tiltak det bes om, eller
• b) Nekte å etterkomme anmodning.

Kommunen (behandlingsansvarlig) er ansvarlig får dokumentere at det du ber om er grunnløst eller overdrevent.

Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du klage til datatilsynet. Opplysninger om hvordan du klager til datatilsynet finner du her:

Klage til datatilsynet

Kommunens elektroniske saks- og arkivløsning er hovedverktøyet som brukes og personopplysningene er lagret i et system hvor saksbehandlerne har personlige brukernavn og passord. I tillegg inneholder en rekke fagsystemer personopplysninger, og disse er normalt sikret på samme vis som i saks- og arkivløsningen. Den enkelte av kommunens ansatte har bare tilgang til de systemer og behandler der opplysningene de trenger for å gjøre sin jobb. Alle kommunens ansatte har taushetsplikt.

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Opplysninger i slike dokumenter blir unntatt offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.

Verdal kommune er ansvarlig for innhenting og bruk av personopplysninger som gjøres i forbindelse med drift og vedlikehold av nettstedet www.verdal.kommune.no. Kommunens egen interne IKT-avdeling er databehandler, og har ansvaret for drift og vedlikehold av WEB-servere. Acos er leverandør av selve nettløsningen, men den vedlikeholdes av egne ansatte i kommunen, med unntak av versjonoppgraderinger o.l., som Acos legger inn på våre servere.

Opplysninger som samles inn, lagres på egne servere som driftes av kommunen. Det er kun Verdal kommune som har tilgang til opplysningene som samles inn. I de tilfeller hvor leverandøren Acos gis tilgang til å versjonoppgradere Software på kommunens WEB-servere, reguleres dette av en egen avtale mellom vår interne IKT-avdeling og Acos.

Verdal kommune samler inn opplysninger om besøkende på www.verdal.kommune.no. Dette gjøres ved hjelp av Google Analytics. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedene våre. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er: Hvor mange som besøker de ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert from, dvs. at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Se Google Analytics sine prinsipper for sikkerhet og personvern for å lære mer om hvordan verktøyet innhenter, lagrer og benytter data. Følgende er et uttrekk av disse prinsippene som gjelder for www.verdal.kommune.no:

Google Analytics bruker hovedsakelig førstepartsinformasjonskapsler i rapporteringen av besøkendes interaksjoner på nettstedet. Disse informasjonskapslene brukes til å lagre opplysninger som ikke er personlig identifiserende. Nettlesere deler ikke førstepartsinformasjonskapsler på tvers av domener (...)

Nettstedbrukere som ønsker at Google Analytics' JavaScript ikke skal rapportere data om besøket deres, kan installere Google Analytics-nettlesertillegget for bortvelging. Med dette tillegget instrueres Google Analytics' JavaScript (ga.js, analytics.js og dc.js) om ikke å sende informasjon om besøket til Google Analytics. Nettlesertillegget er tilgjengelig for de fleste nettlesere som er i bruk i dag.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside, slik som www.verdal.kommune.no. Verdal kommune bruker ikke cookies til å generere statistikk (ut over det som gjøres av Google Analytics, se over). Vi kan dermed ikke spore din bruk av nettstedet tilbake til deg som enkeltperson.

Verdal kommune lagrer informasjon om hvilke søkerord som er benyttet for å forbedre søket etter kommunens tjenester på hjemmesiden. 

Vi lagrer opplysninger om deg når du sender oss e-post direkte. E-posthenvendelsen mottas av vårt postmottak som tar stilling til om den skal journalføres eller ikke. Dersom den skal det, overføres den til vårt arkivsystem. Dersom den ikke skal journalføres, sendes den videre enten til vårt servicekontor eller direkte til en ansatt som kan svare deg eller ta kontakt med deg.

Vi gjør oppmerksom på følgende:
Henvendelser du sender direkte via e-post, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.