Reglement administrasjonsutvalget

Administrasjonsutvalget består av 13 medlemmer med varamedlemmer.

Administrasjonsutvalgets folkevalgte representanter velges av kommunestyret. Arbeidstakerrepresentantene oppnevnes av sine organisasjoner.

Administrasjonsutvalget trer i funksjon fra de er valgt.

Når det gjelder uttreden og fritak vises til Kommunelovens § 7-9. Når det gjelder opprykk, nyvalg og suppleringsvalg vises til Kommunelovens 7-10. og suspensjon o.l. viser til Kommunelovens § 7-11. Dette gjelder de folkevalgte representantene.

I henhold til kommunelovens § 5-11 er administrasjonsutvalget kommunens partssammensatte utvalg og har den myndighet som følger av dette. Det skal tilrettelegges for at utvalget kan være et samspillsorgan for gode diskusjoner om relevante saker, som f.eks. arbeidsgiverpolitikk mm.

Administrasjonsutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Administrasjonsutvalget avgir innstilling i saker som går om administrasjonsutvalget og som skal behandles av kommunestyret samt fatter vedtak i de saker hvor avgjørelsesmyndigheten er delegert etter de regler som måtte være gitt i fullmakten.

Kommunestyret har i medhold av kommunelovens § 5-7 og § 5-11 delegert til administrasjonsutvalget å fatte vedtak i følgende saker:

Myndighet til å vedta reglement/avtaler som gjelder tilsettings- og arbeidsvilkår til arbeidstakerne, som for eksempel permisjonsreglement, prosedyrer nedbemanning, fleksitidsreglement, lønnspolitiske planer mm.

Administrasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og skal behandle saker som f.eks heltidskultur mm

Myndighet for øvrig kan videredelegeres til kommunedirektøren.

Kommunedirektøren har ansvar for at de saker som legges fram for administrasjonsutvalget, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir.

Administrasjonsutvalget gjør sine vedtak i møter som holdes etter vedtatt møteplan. 

Ordføreren innkaller administrasjonsutvalget til sine møter.

Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møte, oversikt over de saker som skal behandles, og opplysninger om hvor saksdokumentene er lagt ut.

Innkallingen med saksdokumenter sendes elektronisk til administrasjonsutvalgets medlemmer og varamedlemmer etter nærmere bestemmelser og til andre med møterett.

Administrasjonsutvalgets medlemmer innkalles skriftlig som regel med en frist på 6 dager – innkallingsdagen medregnet, men ikke møtedagen.

Samtidig som administrasjonsutvalget innkalles legges alle sakers dokumenter ut til ettersyn på kommunens hjemmeside. Dette gjelder ikke dokumenter som etter lov er unntatt offentlighet.

Ordfører kan avgjøre om et møte skal avholdes som fjernmøte, jfr. kommunelovens § 11-7.
Fjernmøtet innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter § 11-5 andre ledd, kan ikke holdes som fjernmøte.

Kan et medlem ikke møte i administrasjonsutvalget på grunn av lovlig forfall, skal han/hun melde fra om dette snarest mulig til kommunedirektørkontoret. Forfallsgrunn skal oppgis.

Det kalles straks inn varamedlem etter reglene i Kommunelovens § 7-10.

Kommunedirektøren tar del i møtet med talerett, men uten forslags – og stemmerett.

Ordføreren i samråd med kommunedirektøren innkaller kommunale tjenestemenn og særlige sakkyndige i spesielle saker. Disse kan gi opplysninger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene.

Møtesekretæren tar del i møtet og fører møtebok.

Møte i administrasjonsutvalget ledes av ordføreren eller varaordføreren. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Jfr. kommunelovens § 11-2.

Møtet holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens § 11-5. Personalsaker skal som hovedregel behandles for lukkede dører.

Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter Administrasjonsutvalgets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede å overholde lovbestemt taushetsplikt.

Til det tidspunkt møtet er berammet foretas navneopprop. Er det lovmessige minste antall medlemmer til stede, jfr. Kommunelovens § 11-9, erklærer ordføreren møte for satt.

Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen uten på forhånd å melde fra til møtelederen.

Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar plass i forsamlingen.

Sakene behandles i den rekkefølge som nevnt i innkallingen. Forespørsler og orienteringer behandles etter de øvrige saker. Administrasjonsutvalget kan vedta en annen rekkefølge.

Administrasjonsutvalget kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte innkallingen. Administrasjonsutvalget kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, eller der saksdokumentene er ettersendt/utdelt hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette, jfr Kommunelovens, § 11-3.

Den som etter Kommunelovens § 11-10 med henvisning til Forvaltningslovens kap. II er inhabil i en sak tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak.

Møtelederen leser opp den betegnelse saken har på innkallingen og refererer den foreliggende innstilling. Det gjøres oppmerksom på mulig dissens innen den forsamling som har avgitt innstilling. Møtelederen sier fra om eventuelle dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram.

Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom disse.

Representantene skal rette sine ord til møtelederen(ordføreren) ikke til forsamlingen.

Representantene skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at dette blir gjort.

Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre.

Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare han/henne, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra han/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet.

Møtelederen må følge administrasjonsutvalget forhandlinger med oppmerksomhet.  Møtelederen bør ha sin oppmerksomhet i hovedsak rettet mot den representant som har ordet.

Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side.

Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan administrasjonsutvalget med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg.

Finner administrasjonsutvalget at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken.

Ved behandlingen av forslag om å korte ned taletiden eller om å slutte ordskiftet, må en taler få høve til å ta ordet imot forslaget, hver bare en gang med høyst to minutters taletid.

Forslag kan ikke settes fram av andre enn administrasjonsutvalgets medlemmer. Forslag skal fremmes av vedkommende representant og leveres skriftlig til møtelederen (forslag kan også sendes på epost). Skriftlige forslag skal underskrives av forslagsstilleren. Møtelederen skal referere forslaget.

Forslag om utsettelse kan framsettes når som helst mens en sak behandles i administrasjonsutvalget. Når utsettelsesforslaget er fremmet, tas det straks opp til behandling.

Administrasjonsutvalgets medlemmer og kommunedirektøren har adgang til å forlange ordet til utsettelsesforslaget.

Når debatten om utsettelsesforslaget er avsluttet, blir forslaget tatt opp til avstemning. Blir det vedtatt, er sakens behandling avsluttet i vedkommende møte. Blir utsettelsesforslaget ikke vedtatt, fortsetter debatten etter møtelederens oppsatte talerliste.

Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen at saken tas opp til avstemning. Møtelederen fremmer forslag om hvordan avstemningen skal gjennomføres. Administrasjonsutvalget kan godkjenne evt. forkaste møtelederens forslag. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig. Medlemmene har plikt til å stemme. Ved valg og ansettelse kan det stemmes blankt, jfr. Kommunelovens § 8-1, 2. ledd.

I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.

Før endelig avstemning i en sak, kan administrasjonsutvalget vedta prøveavstemning som ikke er bindende.

Avstemning kan skje på en av disse måter:

Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot innstillingen eller mot et forslag som møtelederen har satt fram.

Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er imot et forslag, til å rekke opp

a. hånden eller reise seg. Når møtelederen krever det, eller et medlem forlanger det, holdes kontraavstemning ved at de 
   som stemmer for forslaget rekker opp hånden eller reiser seg.

b. Møtesekretæren og ett medlem som møtelederen oppnevner kontrollerer stemmegivningen ved avmerking på
    medlemsfortegnelsen.

Etter kommunelovens § 11-2, 4. ledd kan ethvert medlem rette forespørsler til møtelederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten.

Forespørsler om saker som ikke står på saklisten meddeles til møtelederen ved møtets åpning.

Møtelederen varsler ved møtets åpning om eventuelle orienteringer som vil bli gitt etter de øvrige saker.

Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen.         

Møtelederen skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis tilhørere (publikum) ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise tilhører ut.

Det skal føres protokoll fra møtene i administrasjonsutvalget.

I møteprotokollen føres inn dato for hvert møte, møtested og møtetid, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller møter noen under forhandlingene, bokføres dette slik at protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen, viser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak.

For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene fattes etter rett framgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som er satt fram og avstemningsresultatet. Det skal også føres inn hjemmel for vedtak om møtet lukkes og om medlem av organet er inhabil eller får fritak av personlige grunner.

Møtelederen avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. I tilfelle det blir reist protest mot han/hennes avgjørelse, vedtar administrasjonsutvalget med alminnelig flertall om noen protokolltilførsel skal tillates.

Protokoll godkjennes som første sak i neste møte.

Dette reglementet trer i kraft fra det tidspunkt det blir vedtatt i kommunestyret.

Reglementet er vedtatt av Verdal kommunestyret i møte 30. januar 2023 under sak nr. 9/2023.