Reglement utvalg for plan og samfunn og utvalg for mennesker og livskvalitet

Utvalgene består av 9 medlemmer med varamedlemmer. Utvalgene velges av kommunestyret og fortrinnsvis blant kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Kommunestyret selv velger leder og nestleder. Valget gjelder for den kommunale valgperiode. Dersom et medlem trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Er organet valgt ved forholdsvalg, skal det suppleres fra den samme gruppe som den utredende tilhørte. Trer lederen av et folkevalgt organ endelig ut av organet, skal det velges ny leder. Har medlemmer forfall innkalles varamedlemmer så vidt mulig i den nummerorden de er valgt. Er medlemmene valgt ved forholdsvalg, innkalles varamedlemmer fra den gruppe hvor det er forfall.

A. Avgjørelsesmyndighet.
Etter Kl § 5-7 fastsetter kommunestyret selv området for utvalgenes virksomhet. Utvalgene kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Utvalgene treffer vedtak innenfor de rammer og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov gitt i medhold av lov eller vedtatt av kommunestyret. Det vises til eget delegasjonsreglement/egne delegasjonsvedtak. Utvalgene innstiller til formannskapet/kommunestyret som bestemt i eget delegasjonsreglement/egne delegasjonsvedtak.

B. Rådgivende myndighet.
Utvalgene uttaler seg i en del saker innenfor sine områder etter de retningslinjer som fastsatt i lov, gitt i medhold av lov eller vedtatt av kommunestyret/formannskapet.  Dette tydeliggjøres av saksbehandlere i innledning av saksframlegget slik at det synliggjøres at utvalget er rådgivende i den saken som legges frem. Utvalgene skal uttale seg til: Delårsrapport, økonomiplan og budsjett og øvrige budsjettsaker som berører ansvarsområdet.

C. Arbeidsområde for det enkelte utvalg:

a) Utvalg for Mennesker og Livskvalitet.
Dette utvalget skal i hovedsak behandle saker av prinsipiell karakter med hensyn til forvaltning og drift innenfor helse, oppvekst og kultur. Utvalget tillegges myndighet etter en rekke særlover m.m, jfr. delegasjonsreglementet/særskilte vedtak. Utvalget skal bygge kunnskap og bør ut i organisasjonen for å få grunnleggende kunnskap som bringes inn til formannskapet i den videre behandling av sakene.

Utvalg for Mennesker og Livskvalitet skal ha fokus på drift og utvikling i tråd med kommunestyrets vedtak. Alle plansaker relatert til oppvekstsektoren, helse- og velferdssektoren og kultursektoren skal behandles av utvalg for Mennesker og Livskvalitet.

b) Utvalg for Plan og Samfunn.
Dette utvalget skal behandle alle planer relatert til teknisk drift og tillegges videre myndighet etter en rekke særlover m.m., jfr. delegasjonsreglement/særskilte vedtak. Utvalget blir kommunens faste utvalg for plansaker. Utvalg for Plan og Samfunn skal ha fokus på drift og utvikling i tråd med kommunestyrets vedtak.

D. Utvalgene får:

• en strategisk rolle og en ombudsrolle – det siste innebærer kontakt opp mot kommunens innbyggere og brukere innenfor sine ansvarsområder – Dette skal skje gjennom orienteringer/presentasjoner i utvalgenes møter. Dette må være på systemnivå og ikke enkeltsaker/personsaker.
• muligheten til å sette i gang og delta i prosesser – ikke kun være vedtaksmøter. 

Kommunedirektøren har ansvar for at de saker som legges fram for utvalgene, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir.

Utvalgene gjør sine vedtak i møter som holdes etter vedtatt møteplan. Utvalgslederne innkaller utvalgene til sine møter. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møte, oversikt over de saker som skal behandles.

Innkallingen med saksdokumenter sendes elektronisk til utvalgenes medlemmer og varamedlemmer etter nærmere bestemmelser og til andre med møterett.

Utvalgenes medlemmer innkalles elektronisk som regel med en frist på 5 dager – innkallingsdagen medregnet, men ikke møtedagen.

Samtidig som utvalgene innkalles legges alle sakers dokumenter ut til ettersyn på servicekontoret. Dette gjelder dog ikke dokumenter som etter lov er unntatt fra offentlighet.

Ordfører kan avgjøre om et møte skal avholdes som fjernmøte, jfr. kommunelovens § 11-7. Fjernmøtet innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter.

Et møte som skal lukkes etter § 11-5 andre ledd, kan ikke holdes som fjernmøte.

Kan et medlem ikke møte i utvalg på grunn av lovlig forfall, skal han/hun melde fra om dette snarest mulig til kommunedirektørkontoret. Forfallsgrunn skal oppgis. Det kalles straks inn varamedlem etter reglene i pkt. 1 foran.

Kommunedirektøren eller den som han bemyndiger tar del i møtet med talerett, men uten forslags- og stemmerett.

Ordfører har møte, tale- og forslagsrett, jfr. kommunelovens § 6-1, 3. ledd.

Møteleder i samråd med kommunedirektøren/kommunedirektørens representant innkaller kommunale tjenestemenn og særlige sakkyndige i spesielle saker. Disse kan gi opplysninger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene.

Barnerepresentanten har møte- og talerett ved saksbehandling av plansaker i hht. til plan og bygningslovens § 9-1.

Møtesekretæren tar del i møtet og fører møtebok.

Møte i utvalgene ledes av utvalgenes leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Jfr. kommunelovens § 11-2.

Møtet holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens § 11-5. Personalsaker skal som hovedregel behandles for lukkede dører.

Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter utvalgenes medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede å overholde lovbestemt taushetsplikt.

Til det tidspunkt møtet er berammet foretas navneopprop. Er det lovmessige minste antall medlemmer til stede, jfr. Kommunelovens § 11-9, erklærer møteleder møte for satt.

Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen uten på forhånd å melde fra til møtelederen.

Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar plass i forsamlingen.

Saker som ikke er nevnt i innkallingen. Sakene behandles i den rekkefølge som nevnt i innkallingen. Forespørsler og orienteringer behandles etter de øvrige saker. Utvalget kan vedta en annen rekkefølge. Utvalget kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte innkallingen. Utvalget kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, eller der saksdokumentene er ettersendt/utdelt hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette, jfr. Kommunelovens § 11-3.

Den som etter Kommunelovens § 11-10 med henvisning til Forvaltningslovens kap. II er inhabil i en sak tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Habilitetsspørsmålet må voteres over av utvalgets medlemmer.

Møtelederen leser opp den betegnelse saken har på innkallingen og refererer den foreliggende innstilling. Det gjøres oppmerksom på mulig dissens innen den forsamling som har avgitt innstilling. Møtelederen sier fra om eventuelle dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram.

Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom disse.

Representantene skal rette sine ord til møtelederen ikke til forsamlingen. Representantene skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at dette blir gjort.

Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare han/henne, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra han/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet.

Representantene skal rette sine ord til møtelederen ikke til forsamlingen. Representantene skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at dette blir gjort.

Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare han/henne, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra han/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet.

Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan utvalget med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg.

Finner utvalget at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken.

Ved behandlingen av forslag om å korte ned taletiden eller om å slutte ordskiftet, må en taler få høve til å ta ordet imot forslaget, hver bare en gang med høyst to minutters taletid.

Forslag kan ikke settes fram av andre enn utvalgets medlemmer og ordfører. Forslag skal fremmes av vedkommende representant og leveres skriftlig til møtelederen. Skriftlige forslag skal underskrives av forslagsstilleren. Møtelederen skal referere forslaget.

Forslag om utsettelse kan framsettes når som helst mens en sak behandles i utvalget. Når utsettelsesforslaget er fremmet, tas det straks opp til behandling. Utvalgets medlemmer og kommunedirektøren eller den som møter for kommunedirektøren har adgang til å forlange ordet til utsettelsesforslaget.

Når debatten om utsettelsesforslaget er avsluttet, blir forslaget tatt opp til avstemning. Blir det vedtatt, er sakens behandling avsluttet i vedkommende møte. Blir utsettelsesforslaget ikke vedtatt, fortsetter debatten etter møtelederens oppsatte talerliste.

Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen at saken tas opp til avstemning. Møtelederen fremmer forslag om hvordan avstemningen skal gjennomføres. Kommunestyret kan godkjenne evt. forkaste møtelederens forslag. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig. Medlemmene har plikt til å stemme. Ved valg og ansettelse kan det stemmes blankt, jfr. Kommunelovens § 8-1, 2. ledd.

I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt.

Før endelig avstemning i en sak, kan kommunestyret vedta prøveavstemning som ikke er bindende.

Avstemning kan skje på en av disse måter:

• Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot innstillingen eller mot et forslag som møtelederen har satt fram.
   
• Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er imot et forslag, til å rekke opp hånden eller reise seg. Når møtelederen krever det, eller et medlem forlanger det, holdes kontraavstemning ved at de som stemmer for forslaget rekker opp hånden eller reiser seg. Ved første avstemning ved valg/ansettelse kreves alminnelig flertall for å være valgt/tilsatt. Det kan stemmes blankt. Dersom ingen ved første avstemning får flertall av de avgitte stemmer (medregnet blanke stemmesedler) skal det foretas ny avstemning. Ved annen gangs avstemning ved valg/ansettelse gjelder følgende: Ved valg: Ved annen gangs avstemning er den valgt som får flest stemmer (simpelt flertall er nok). Hvis flere får likt stemmetall ved andre avstemning, avgjøres valget ved loddtrekning. Ved ansettelse: Ved andre gangs avstemning er den tilsatt som ha fått flest stemmer (simpelt flertall er nok). Ved stemmelikhet avgjøres ansettelsen ved møtelederens stemme.
   
• Ved skriftlig avstemning med sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Skriftlig avstemming kan kun brukes ved forholdstallsvalg. Stemmesedler brukes bare når en eller flere representanter forlanger det. Blanke stemmesedler gjelder som avgitte stemmer.

Etter kommunelovens 11-2, 4. ledd kan ethvert medlem rette forespørsler til møtelederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten.

Forespørsler om saker som ikke står på saklisten meddeles til møtelederen ved møtets åpning. Møtelederen varsler ved møtets åpning om eventuelle orienteringer som vil bli gitt etter de øvrige saker.

Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte i utvalget og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til møteleder senest dagen før møtet. Forsamlingen avgjør om utsendingene skal tas i mot.

Det skal føres protokoll fra møtene i utvalget. I møteprotokollen føres inn dato for hvert møte, møtested og møtetid, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller møter noen under forhandlingene, bokføres dette slik at protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen, viser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak.

For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene fattes etter rett framgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som er satt fram og avstemningsresultatet. Det skal også føres inn hjemmel for vedtak om møtet lukkes og om medlem av organet er inhabil eller får fritak av personlige grunner.

Møtelederen avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. I tilfelle det blir reist protest mot han/hennes avgjørelse, vedtar utvalget med alminnelig flertall om noen protokolltilførsel skal tillates.

Protokoll godkjennes som første sak i neste møte.

For øvrig vises det til kommunelovens bestemmelser spesielt kapittel 7 om de folkevalgtes rettigheter og plikter samt aktuelle forskrifter gitt i medhold av loven. Som utfyllende regler, gjelder også bestemmelsene i Reglement for Verdal formannskap så lang de passer.

Dette reglementet trer i kraft fra det tidspunkt det blir vedtatt i kommunestyret.

Reglementet er vedtatt av Verdal kommunestyret i møte 30. oktober 2023 i sak 114/23.